»Poznavanje samega sebe je začetek vse modrosti« – Aristotel. Samoocenjevanje je ključna aktivnost pri postavljanju lastnih ciljev, izbiri poti za njihovo uresničitev in za doseganje lastne odličnosti. In vse to nam nudi SWOT analiza, s pomočjo katere si nastavimo ogledalo in si odgovorimo na ključna vprašanja. Kdo in kje smo danes, kdo in kje želimo biti jutri, kaj imamo na voljo in kaj še potrebujemo, da bomo to dosegli.

KAJ JE SWOT ANALIZA?

SWOT analizo ponamo kot orodje za strateško načrtovanje, s pomočjo katerega opredelimo prednosti, slabosti, priložnosti in nevarnosti za organizacijo ali posameznika. Z ocenjevanjem notranjih in zunanjih dejavnikov identificiramo področja za izboljšave in potencialne izzive. Metodo je prvi razvil in uvedel Albert Humphrey iz raziskovalnega inštituta Stanford v šestdesetih letih prejšnjega stoletja med svojim študijem, da bi ugotovil razloge za nenehne neuspehe korporativnega načrtovanja.

SWOT analiza zajema štiri komponente. Prednosti in slabosti kot notranje dejavnike ter priložnosti in nevarnosti, ki predstavljajo zunanje dejavnike.

• Prednosti so tisto, v čemer se organizacija ali posameznik odlikujeta, zaradi česar ima organizacija konkurenčno prednost pred drugimi oziroma je posameznik edinstven. Njegove prednosti so različna znanja, spretnosti, izkušnje, talenti in osebne lastnosti.
• Slabosti so dejavniki, ki jih morata organizacija ali posameznik izboljšati, če želita doseči svoje cilje. Pri posameznikih so to lahko vrzeli v znanju, spretnostih, kompetencah.
• Priložnosti so dejavniki, ki jih lahko organizacija ali posameznik izkoristita za dosego svojih ciljev. Pri posameznikih priložnosti predstavljajo npr. možnosti za karierni razvoj ali napredovanje, vključevanje v različne projekte, priložnosti za učenje in razvoj.
• Nevarnosti lahko negativno vplivajo na sposobnost organizacije ali posameznika, da dosežeta svoje cilje oziroma dejavniki, ki ju pri tem omejujejo ali zadržujejo.

OSEBNA SWOT ANALIZA

Čeprav se z njo največkrat srečujemo pri načrtovanju strategij v podjetništvu in  v korporativnem svetu,  je SWOT analiza izjemno uporabna tudi za posameznike. S pomočjo SWOT analize odkrivamo področja, kjer smo močni,  tista, kjer se lahko še izboljšamo ter kako pri tem izkoristiti priložnosti ter prepoznati in obvladati nevarnosti. Medtem, ko se marsikdo že zaveda pomena poznavanja svojih prednosti in slabosti,  SWOT analiza pomeni še korak dlje. Napoti nas tudi k razmišljanju o zunanjih dejavnikih,  ki lahko vplivajo na potek našega profesionalnega in zasebnega življenja.

SWOT ANALIZA V MENTORSTVU

SWOT analiza nam s tem, ko si nastavimo ogledalo, vidimo kdo in kje smo danes ter kaj moramo storiti in na kaj moramo biti pozorni, da bomo jutri tam, kjer si želimo biti pomaga, da postanemo najboljša različica samega sebe. Kar je tudi eden poglavitnih ciljev in rezultatov mentorstva. Zato je SWOT analiza nepogrešljivo orodje, s katerim se pripravimo na vzpostavitev mentorskega odnosa, pa tudi v samem mentorskem procesu. ZAKAJ?  Ker je samoocenjevanje, kar SWOT analiza v svojem bistvu tudi je, ključna aktivnost pri doseganju lastnih ciljev in osebne odličnosti.

SWOT analiza mentorirancev

Iskrena samoocena tega, kdo in kje so kot mentoriranci danes ter, kdo in kje želijo biti jutri, je osnova za postavitev ciljev njihove osebne in profesionalne rasti. SWOT analiza, če k njej pristopijo iskreno, pokaže, ali so v resnici to, kar mislijo da so oziroma, kar želijo biti. Izdelava SWOT analize je lahko tudi sestavni del medsebojnega spoznavanja z mentorjem, to je prve faze vzpostavitve mentorskega odnosa. Mentor jim, kot zaupanja vredna oseba, lahko pomaga pri njeni pripravi. S tem, ko je vključen v pripravo SWOT analize svojih mentorirancev, bo svojo podporo in nasvete  lažje prilagodil njihovim konkretnim ciljem in potrebam, pa tudi načinu njihovega učenja in drugim osebnostim lastnostim. Z jasno sliko mentorirančevih prednosti in področij za izboljšave lahko mentorji svoja prizadevanja osredotočijo na področja, ki so ključna za razvoj mentoriranca.

Ko mentoriranci prepoznajo svoje prednosti, slabosti, priložnosti in nevarnosti lažje postavijo SMART cilje saj vedo, na čem morajo še posebej delati in katere priložnosti lahko za uresničitev ciljev izkoristijo. Izdelana SWOT analiza jim tudi pomaga pri oblikovanju jasnih pričakovanj do njihovih mentorjev, zaradi česar so mentorska srečanja bolj strukturirana in učinkovita.

SWOT analiza mentorirancev, ki jo ti izdelajo skupaj s svojim mentorjem oziroma jo z njim delijo, mentorju pomaga razumeti, kje mentoriranec izstopa, kje potrebuje izboljšave, katere priložnosti lahko izkoristi in katere nevarnosti mora premagati, se jim izogniti ali jih spremeniti v priložnosti. SWOT analiza je tudi odlično orodje za ocenjevanje napredka mentorirancev tekom mentorskega procesa.

SWOT analiza mentorjev

Mentorji lahko z lastno SWOT analizo izboljšajo svoje mentorske spretnosti. KAKO? Razumevanje lastnih prednosti in slabosti mentorjem pomaga, da postanejo boljši mentorji s tem, da polno izkoristijo svoje prednosti in z dodatnim usposabljanjem odpravijo svoje pomanjkljivosti. S prepoznavanjem  priložnosti in nevarnosti lahko postavijo realne okvire in cilje mentorskega odnosa. S poznavanjem lastnih zmožnosti in omejitev lahko bolje podpirajo razvoj svojih mentorirancev. Nenehno samoocenjevanje spodbuja njihov osebni in strokovni  razvoj, zaradi česar postajajo in ostajajo kompetentni in samozavestni mentorji.  

Kaj mora vsebovati mentorjeva SWOT analiza? Oceno spretnosti in strokovnega znanja, ki ga  prinašajo v mentorski odnos. Spretnosti in osebnostne lastnosti, zaradi katerih so zaupanja vreden in učinkovit mentor. Vire in omrežja, ki jih lahko zagotovijo svojim mentorirancem. Področja, kjer jim morda primanjkuje znanja in izkušenj. Osebne lastnosti, ki lahko ovirajo vzpostavitev mentorskega odnosa in učinkovitost mentorskega procesa. Omejitve v času ali virih. Nove spretnosti ali znanja, ki jih lahko pridobijo za izboljšanje mentorskega pristopa. Zunanji dejavnike, ki bi lahko vplivali na vzpostavljanje mentorskih odnosov in vodenje mentorskih procesov (npr. spremembe v  poklicnem ali zasebnem življenju). Izzivi, s katerimi se lahko srečajo njihovi mentoriranci, ki bi lahko vplivali na proces mentoriranja. Morebitni konflikti ali težave, ki bi se lahko pojavile v mentorskem odnosu.

Prednosti lahko vključujejo temeljne mentorske spretnosti in kompetence, kaj delajo dobro in kaj njihovi  mentoriranci cenijo pri njih. Slabosti bi lahko zajemale področja možnih izboljšav, s katerimi izzivi se neuspešno spopadajo v vlogi mentorja, s čim mentoriranci morda niso zadovoljni (npr. način prenašanja znanj, dajanja nasvetov, podajanja in sprejemanja povratnih informacij, odzivnost, način komunikacije ipd.) Priložnosti  vključujejo zunanje dejavnike, ki lahko izboljšajo mentorske sposobnosti, trende na področju mentorstva, ki ustvarjajo nove možnosti, nove potrebe, ki jih lahko zapolnijo kot mentorji. Nevarnosti vključujejo tveganja ali izzive, ki lahko vplivajo na mentorske odnose in ovire s katerimi se srečujejo kot mentorji (mentorstvu nenaklonjeno okolje, nezavzeti mentoriranci, nerazumevanje mentorstva in vlog v mentorskih odnosih). Pri tem je dobro vedeti, da lahko nevarnosti istočasno pomenijo tudi priložnosti. 

Z izvedbo analize SWOT lahko mentorji pridobijo dragocen vpogled v svojo mentorsko prakso in nenehno izboljšujejo svojo učinkovitost.

Uporaba SWOT analize za organizacije

SWOT analiza je odlično orodje tudi za organizacije, ki želijo uvesti ali izboljšati sistem mentorstva.  Pri tem morajo organizacije oceniti vse štiri elemente SWOT matrike, pri čemer naj bi ocenjevale naslednje:

• Prednosti: uveljavljena kultura stalnega učenja, prenosa, delitve, izmenjave in kroženja znanja. Prisotnost mentorske miselnosti in mentorske kulture. Zadosten bazen mentorjev oziroma zaposlenih, ki so pripravljeni sprejeti to vlogo. Morebiten bazen izkušenih, usposobljenih mentorjev. Dejanska (ne deklarativna) podpora vodstva, ki je ključna za uspeh mentorstva.
• Slabosti: omejeni viri, ki lahko omejijo učinkovitost mentorstva (npr. razpoložljivi čas). Nejasni cilji mentorskih programov, premajhen bazen usposobljenih mentorjev ali zaposlenih, ki so pripravljeni prevzeti vlogo mentorjev.
• Priložnosti: tehnološki napredek oziroma uporaba novih tehnologij, kot so spletne platforme za mentorstvo, ki lahko izboljšajo dostopnost in učinkovitost. Interes za osebni in profesionalni razvoj zaposlenih, kar lahko poveča število mentorirancev in bodočih mentorjev (ta interes je prisoten predvsem pri mlajših generacijah). Partnerstva z drugimi organizacijami, ki lahko prinesejo nove priložnosti za izmenjavo znanja in virov.
• Nevarnosti: visoka fluktuacija zaposlenih, saj pogoste kadrovske spremembe lahko otežijo vzpostavitev delujočih mentorskih programov ter vzpostavitev in ohranjanje mentorskih odnosov. Premajhna zavzetost mentorjev in/ali mentorirancev .

SWOT analiza pomaga prepoznati prednosti in slabosti mentorja ali mentoriranca ter odkriva priložnosti in nevarnosti v notranjem in zunanjem okolju, ki  lahko podpirajo ali ovirajo vzpostavitev zadovoljujočega mentorskega odnosa in doseganje mentorskih ciljev.

Dobro pripravljeni mentoriranci in mentorji pomenijo pot do učinkovitih in zadovoljujočih mentorskih odnosov. In prav to omogoča SWOT analiza, zaradi katere imata oba oziroma vsi udeleženci jasne cilje in pričakovanja, katerih uskladitev je garant za uspešnost mentorskega odnosa in procesa. Zato, če je le mogoče, si kot mentoriranec pred vstopom v mentorski odnos izdelajte SWOT analizo. Lahko sami ali pa v sodelovanju s svojim mentorjem, kot sestavni del faze medsebojnega spoznavanja. Enako naj pred prevzemom vloge mentorja naredi mentor. Da bo vedel ali ima ključne spretnosti dobrega mentorja ter katere bi moral morda še usvojiti ali nadgraditi. SWOT analiza je neizbežna tudi za organizacijo, da lahko vzpostavi okolje, v katerem bodo mentorski programi zaživeli v vsej svoji razsežnosti in bili nepogrešljiv del razvoja zaposlenih, njihovega zadovoljstva in s tem pomembno krepili znamko organizacije kot delodajalca.