Vstop v novo delovno okolje ali skupnost je vznemirljiv, a tudi stresen dogodek. Veliko je neznank: kdo je kdo, me bodo sprejeli medse, kakšna so nepisana pravila, kdo sprejema odločitve, kako dostopam do virov in kje sploh začeti? In tukaj nastopi buddy. Tvoj prvi stik, tvoja podpora, nekakšen “prijatelj na poti”, ki ti pomaga premostiti prepad med znanim in neznanim.
Buddy v delovnem okolju
Buddy ni nadomestilo za mentorja, temveč sodelavec, ki novo zaposlenega neformalno vpelje v organizacijo. Buddy je tisti, ki mu pomaga razumeti kulturo organizacije, zna odgovoriti na neformalna vprašanja ter poskrbi, da se novi sodelavec počuti dobrodošlega. Poleg tega mu pomaga pri razumevanju procesov, nepisanih pravil in ga spodbuja k sodelovanju.
Medtem ko mentor skrbi za uvajanje v delo, odkrivanje in razvoj manjkajočih spretnosti in kompetenc, opolnomočenje novo zaposlenega za čim hitrejše samostojno delo, odkrivanje različnih potencialov in načrtovanje kariernega razvoja v organizaciji, buddy nudi neformalno podporo in smernice novemu zaposlenemu s seznanitvijo z organizacijsko strukturo, s predstavitvijo zaposlenega drugim članom ekipe, s pomočjo pri razumevanju politik, postopkov in običajnih praks. Je tisti, ki odgovarja na osnovna vprašanja, ki si jih novinec pogosto niti ne upa postaviti. Tudi taka, na katera je bilo morda že odgovorjeno v zaposlitvenem razgovoru, pa želi zaposleni utrditi in resnično razumeti slišano.
- Kakšna sta poslanstvo in vizija organizacije ter njena kultura?
- Katere so njene temeljne vrednote?
- Kdo je kdo v timu, kdaj, kako in v zvezi s čim se obrniti na posameznike?
- Kako delujejo procesi in kateri komunikacijski kanali se uporabljajo?
- Kje najdem učne platforme, interne dokumente in druge vire?
- Kdo, kje, kako sprejema odločitve?
- Kakšna je kultura – je v redu, če vprašam dvakrat? Se vikamo ali tikamo?
Buddy poskrbi tudi za neformalne trenutke, s katerimi gradi most med formalno strukturo in človeškim stikom. Novo zaposlenega povabi na kavo, ga predstavi sodelavcem izven organizacijske enote, v kateri bo sicer začel svoje delo. Ga opremi s praktičnimi nasveti za delovni vsakdanjik. In z njim deli svojo lastno izkušnjo ob prihodu v organizacijo, kdo in kako mu je pomagal pri vključevanju v delovno okolje in mu zaupa nekaj “ticks and tricks”, da bodo prvi dnevi in tedni prijetni.
Da pa buddy sistem zares deluje, je ključno, da so ‘buddyji’ za to vlogo usposobljeni, da želijo in so pripravljeni pomagati. Najboljši buddyji so tisti, ki znano prisluhniti, so potrpežljivi, razumejo kulturo in vrednote organizacije in jih znajo na razumljiv način prenesti na nove sodelavce. In, ki so priljubljeni in spoštovani pri sodelavcih. Možnost biti buddy bi morali imeti vsi perspektivni in zavzeti sodelavci z naštetimi spretnostmi in vrlinami, pri čemer je dobro, da buddy ne deluje v isti organizacijski enoti, kot novo zaposleni. S tem dosežemo več učinkov hkrati:
- Izkažemo priznanje znanju in zavzetosti sodelavcu, ki mu ponudimo vlogo buddyja in s tem dodatno odgovornost;
- zagotovimo kvaliteten prenos organizacijske kulture in vrednot ter zagotovimo objektivno sliko organizacije novo zaposlenim;
- okrepimo komunikacijo med različnimi organizacijskimi enotami, ki je ključna za dolgoročni razvoj organizacije in jo je potrebno spodbujati na vse možne načine;
- podpiramo interno mobilnost zaradi boljšega poznavanja različnih vlog v organizaciji in s tem možnosti, kje vse je mogoče delovati oziroma se preizkusiti;
- okrepimo zavzetost in pripadnost tako pri buddyju, kot pri novo zaposlenemu sodelavcu.
Tudi sam sistem naj ima jasno strukturo – kako dolgo traja, kakšna so pričakovanja, kako pogosto naj se buddy in novinec slišita in o čem naj govorita. V kolikor so v pogovoru izpostavljena kompleksnejša vprašanja oziroma vprašanja, vezana na delo novo zaposlenega, ga mora buddy usmeriti na mentorja oziroma na njegovega vodjo. Različne raziskave kažejo, da se 70 % novo zaposlenih v prvem mesecu odloči, ali je zaposlitev prava, vključno z 29 % tistih, ki to izvedo v prvem tednu. Zato je tako pomembno, da prve dni novo zaposlenih napolnimo s toplim sprejemom, predstavitvami, koristnimi treningi, podporo in še več, kar lahko učinkovito naredijo buddyji in mentorji. Rezultati buddy programov so zgovorni: večja angažiranost, boljša komunikacija, večja učinkovitost in večje zadovoljstvo zaposlenih.
Naj gre za dijake in študente na počitniškem delu ali obvezni praksi, za nove zaposlene ali za sodelavce, ki se vračajo po daljši odsotnosti ali prehajajo na novo delovno mesto – buddy sistem pomeni dodano vrednost za celotno organizacijo. Gre za majhno potezo z velikim učinkom: dobrodošlica, podpora in občutek pripadnosti, ki ustvarja bolj povezano in motivirano ekipo.
Buddy v stanovskih združenjih in skupnostih
Stanovska združenja, interesne skupnosti, prostovoljske organizacije, alumni mreže itd. (v nadaljevanju skupnosti) so prostor povezovanja, izmenjave znanj, kolegialnosti, razvoja stroke. Z vključitvijo v skupnost se novi član znajde v morju informacij, imen, interesnih skupin, projektov in dogodkov. Zato ima tudi tu ključno vlogo buddy, kot nekdo, ki ponudi roko, usmeri in pomaga pri vključevanju.
Novi člani pogosto ne vedo kje in kako začeti, kako potekajo srečanja, kaj se od njih pričakuje, kako se aktivno vključiti v delovanje skupnosti. Najpogosteje poznajo samo osebe ali osebo, ki jih je povabila oziroma spodbudila k včlanitvi. Še posebej v skupnostih z daljšim obstojem oziroma tradicijo in tistih s številčno močnim članstvom, se rado oblikujejo posamezne skupine, v katere se je novincu težko vključiti, ne da bi se to razumelo kot vsiljevanje. Buddy, kot izkušen član skupnosti, novincu pomaga narediti prve korake. Je tisti, ki
- spozna novega člana s strukturo, delovanjem in vrednotami skupnosti;
- mu razloži, kdo in kako je njemu pomagal pri vključevanju v skupnost in, kaj je naredil sam;
- ga seznani z dinamiko skupnosti;
- mu predstavi aktivnosti, dogodke in možnosti aktivne vključitve;
- mu svetuje, katere dogodke obiskati, v katere sekcije ali skupine bi se bilo smiselno vključiti glede na njegov interes in s tem možnost prispevanja;
- druge člane skupnosti seznani s področjem delovanja, spretnostmi, ekspertnimi znanji, kompetencami novega člana in jih spodbuja, da ga sprejmejo v svoj krog in ga čimprej vključijo v konkretne aktivnosti;
S tem buddy pomembno prispeva k oživljanju skupnosti, prenosu znanja in oblikovanju odnosa, ki presega formalne okvirje.
Zakaj je biti buddy odlična priložnost za tiste, ki se odločijo za to vlogo?
Biti buddy je odličen trening za vsakega bodočega mentorja. Buddy razvija veščine poslušanja, jasnega izražanja informacij, empatije in proaktivnosti. Poleg tega:
- osveži svoje razumevanje organizacije oziroma skupnosti, ko s tem seznanja druge;
- vzpostavi nove ali učvrsti obstoječe povezave – ob predstavljanju novega sodelavca ali člana skupnosti se tudi sam (še bolje) poveže z njimi;
- poveča lastno prepoznavnost kot nekdo, ki zna sodelovati in podpirati;
- Okrepi samozavest, saj je odgovoren za pozitiven prvi vtis.
Zaključek
Buddy ni le informator in vodič – je most med strukturo in človekom, med informacijami in občutkom pripadnosti. Ko novo zaposleni ali novi člani skupnosti začutijo podporo, se hitreje povežejo, lažje se vključijo v aktivnosti in prej začnejo tudi sami prispevati k razvoju organizacije oziroma skupnosti. Za buddyja pa je to priložnost za osebno in strokovno rast. S takšnim pristopom ne krepimo le posameznikov, temveč ustvarjamo kulturo povezanosti, odprtosti in skupnega napredka. Naj bo vsak nov prihod v organizacijo ali skupnost priložnost za vzpostavitev odnosa, ki traja dlje od prvih dni.